Традиционно процессы работы с документами подразделяются на следующие группы:
- процессы общего (административного) документооборота;
- специализированные процессы (финансовый, бухгалтерский, кадровый, производственный, закупок, продаж, маркетинга и т.д.);
- специфические процессы (характерные только для данной отрасли или организации, например работа с медицинской документацией, уголовными делами (для системы судопроизводства), кредитными делами (для банковской сферы)).

Определение специфики

Понятие специфических бизнес-процессов появилось, когда организации начали массово описывать свои бизнес-процессы и стало ясно, что многие процессы в разных организациях схожи, в них присутствуют одинаковые стадии. Специфика (т.е. особенность) бизнес-процессов может быть отраслевой, а может - конкретного предприятия.
Специфика предприятия или организации. Основная специфика предприятия или организации заключается в распределении обязанностей между структурными подразделениями. Например, в любой организации присутствует процесс работы с входящей корреспонденцией. Только в одной организации этим занимается управление делами, в другой - административно-хозяйственный отдел, в третьей - секретариат и т.д.
Учет специфики, связанной с организационной структурой. Настройка на организационную структуру производится при помощи специальной базы данных "Структура организации", где описываются иерархия подчинения, должности, данные сотрудников, права доступа. Эта база данных первоначально заполняется в процессе внедрения системы электронного документооборота (СЭД), и в дальнейшем все изменения организационной структуры (появление и ликвидация должностей, прием, увольнение и перевод сотрудников) вносит предметный администратор. Такая организация работы позволяет решить проблемы, связанные со спецификой структуры конкретного предприятия.
Отраслевая специфика. Если процессы описываются вне организационной структуры конкретного предприятия, они имеют много общего. Кроме того, появляется возможность их сравнивать, выявлять лучшие.

Библиографический список и примечания: